你的企业需要知识管理

  你的企业有没有这些问题？
 
  经验、方法、模式没有得到有效的总结提炼；知识散落在各处，最佳实践案例没有整理，无法推广；员工查找需要的知识耗费大量时间和精力；跨部门知识共享和信息交流困难，缺乏协同，员工要做大量重复性工作，有疑问不知道向谁请教；尤其是员工离职导致的组织大量知识流失，新人需要从头做起……这些问题如何解决？众所周知，个人能力靠学习，而组织能力的取得、创新、保存与应用就得靠知识管理。很多企业建立知识管理体系的目的也是为了搭建知识储备、输出、创新的有效循环机制，以企业长期发展为目标，让知识管理最大限度地在企业经营中发挥作用，使企业的效益最大化。
 

  七步法开展知识管理

  如何搭建完善的知识管理体系？东风商用车有限公司（下称东风商用车）的知识管理七步法或可借鉴。

 
  第一步，掌握本单位知识现状并明确知识管理的方向。包括，业务梳理：通过梳理本单位的核心业务，把握业务现状；知识盘点：通过知识盘点问题表访谈及问卷调查形式了解企业现在拥有什么知识？哪些知识有较高的应用价值？哪些知识在同行中具有独特性或不可替代性？未来需要什么知识？正在流失什么知识？谁需要这些知识……领导访谈：通过对单位领导访谈，了解领导对单位知识现状的认识，及对知识管理的期待、要求，明确方向。
 
  第二步：构建业务知识框架。
 
  将本单位的知识，按一定的业务逻辑（如单位职责、管理要素）进行全面地、系统地分类，形成业务知识框架，这就是本单位的“知识地图”。
 
  第三步：制定展开计划。针对知识框架中的每项知识点，制定实施计划，并明确责任人和完成时间。
 
  第四步：计划实施。按计划收集、整理、总结、提炼业务知识框架里的知识点，形成各类知识成果，这些成果包括基础数据、工作规范、流程、管理方法、技能技巧等。
 
  第五步：知识管理评审。为确保知识管理顺利开展，在开展过程中可邀请领导和专家对知识框架、知识成果、推进情况等进行评审，如发现问题及时纠偏改正。
 
  第六步：知识分享与应用。知识成果最大化地分享与应用才能创造价值。而分享与应用方法很多，例如数据与信息的共享；将已形成的知识成果固化为标准、制度、流程；举办知识应用发表会、知识培训，将成果分享、传播给更多的人。
 
  第七步：知识维护与更新。建立知识更新流程，将知识的积淀、储存、分享、应用、更新的过程标准化，将知识管理融入日常工作中。
 
  以财务部为例，东风商用车财务部之前是全公司最忙的部门，天天应付各种报表、汇报。领导一直因为工作效率低而苦恼，期待通过知识管理让部门从“救火管理”逐步转向“高效有序管理”。
 
  具体操作上，财务部首先按部门职责梳理出本领域共有损益预算、KPI财务指标管理、损益分析、费用管理等11项主要业务，然后再将每项业务分解成工作规范、工作流程、管理方法、历史数据等四类，落实责任人，最终让所有财务工作都标准化、流程化、系统化。
 
  比如小王刚接手费用管理工作时对财务软件不熟悉，遇到问题总找人请教，效率低且总得麻烦别人。财务部建立知识管理体系后，小王就可以通过前辈编写的费用管理流程和详实的计算机系统操作手册，自己去了解公司费用管理全过程，查阅操作手册就能解决绝大部分问题，大大提升了她的工作效率。
 
  从事财务分析工作的小赵也是知识管理的受益者。在梳理财务分析流程时，他发现当前月度财务分析工作汇报沟通不及时，资料也不完善，主要是因为工作计划不具体。于是他改善了工作计划模板并放入知识管理体系中。新计划表的工作内容更全面、责任人明确、时间节点安排也更清楚，沟通不及时、资料不完善的问题得到化解。
 
  此外，财务部经常向各级领导汇报工作，但因为缺乏技巧，经常出现PPT冗长但没有重点的情况，因而常常被批评。此次建立部门知识管理体系，工作汇报技巧被作为重点由多位资深员工共同完成，他们针对不同汇报对象梳理出不同的关注点，总结出多种汇报技巧，这一板块成为全体财务人员的“葵花宝典”。
 
  通过知识管理，东风商用车有限公司形成一大批知识成果，不断提升企业的效率和效益，为企业创造了巨大价值。此外，公司还培养了一批知识管理人才，不断改善公司文化，形成积极创新、团队协作、交流分享的文化氛围。
 

  高盛的知识管理体系

  调研显示，80后平均每份工作在职时间长达3.15年，90后只有2年，而95后平均1年多就要换一次工作。员工频频跳槽，人走知识丢，接手者要花很长时间才能接得上离职者的工作，知识管理首先破解的就是最为关键的新员工成长难题。

 
  LEO大学毕业就进入高盛公司投资银行部工作。短短两年就参与了国内6家顶尖公司在香港和美国的大型股票发行项目，总融资额超过250亿元人民币；他去过中国的22个省区，曾在海拔3800米的拉萨做税务和工商调档，也曾在零下28度的哈尔滨考察业务；搭建了合计1500张Excel表的逾20个财务预测模型；完成了120本中文或英文项目介绍文件，最短的6页、最长的150页；参加了近20000分钟的项目电话会议；回复了大约75000封工作邮件……毫不夸张地说，他在高盛两年的工作量堪比一般公司五年的工作。
 
  高盛有“高盛知识管理系统”和“高盛大学”两大平台，里面囊括了几乎所有和业务相关的知识，比如成千上万个融资项目案例分析和几十种金融估值模型的讲义和模板，每个模板、模型背后都是无数高盛人摸索、改善无数次形成的最优方案。
 
  支撑LEO快速成长的正是高盛完善的知识管理体系。在高盛两年，LEO不曾有一天中断学习，除了向资深员工请教，他还通过上述两个平台充电，以便更快融入新的工作环境。
 
  在做每一个项目之前，他都到高盛知识管理系统中查查以往同行业公司的项目案例，看看别人的最佳实践，把精华部分用到自己的项目中。在这样的公司工作，新人当然能倍速成长。