有效管理时间

  对于管理者而言，时间管理不仅是一项技能，更是提升团队效能和实现组织目标的关键，在快节奏的工作状态下，管理者如何有效管理自己的时间？以下案例或可借鉴。

 

  自上而下的系统改善

  东风商用车有限公司（以下称“东风商用车”）新总经理上任以来，感觉公司面临一个严峻的问题：公司领导们深陷于无尽的会议之中，他自己更是被各种大大小小的会议占满，白天时间不够用，有些会议只能安排在晚上，根本没时间思考公司战略，也没时间亲临一线做市场调研。

 
  于是，他提出精简会议数量，提升会议效率，并成立了改善会议课题组。
 
  课题组首先将所有领导的日程数据导出，统计结果显示：2022年公司领导参加的活动中，会议占大头，时间和次数都远超其他活动，有一半领导的会议时间在750小时以上，也就是说，每个工作日有近3个小时在开会。
 
  课题组把焦点落在了领导们最为头痛的决策型会议上。
 
  以前，东风商用车有十几个决策型委员会，包括经营、事业计划、投资、技术、制造、营销等委员会，每个委员会开会时都要求全体公司领导参加，但是，并非每个领导都与会议主题相关。比如，技术委员会会议的大多数议题与营销副总几乎没有关系，营销副总完全可以不参加。而且有的委员会会议决策事项不明确，会前没有充分沟通，开会时争论不断，议题常常悬而未决，所以总是不停开会。
 
  通过系统梳理，课题组对委员会进行精简和合并，将委员会减少到10个，同时对委员会的决策事项和参会人员进行重新定义，例如开技术委员会会议时，营销副总从必须参加人员变为可参加人员，只在议题与之相关时才参加。通过上述改善措施，公司领导们的会议时间和次数大大减少。
 
  针对议题久议不决、部门间扯皮推诿的问题，课题组提议规范公司决策授权体系，并用5个月时间，组织全公司所有职能部门沟通讨论，制定了覆盖全公司业务、包含17类235项的分层授权体系。
 
  除了决策型会议，公司的大会也是能合并就合并。比如，以前一年一度的供应商大会、经销商大会都是分别召开，现在合并成一个大会——合作伙伴大会，每年年底，公司合作伙伴齐聚一堂，回顾过去、展望未来。
 
  再如，每年公司的年终工作会，全体高管都要参加，那就把所有需要全体高管都参加的一系列会议放在一起开，如公司表彰会、安全生产总结会等。
 
  通过这种自上而下的改革，领导们从繁琐的会议中解脱出来，拥有了更多时间做更重要的工作，比如战略思考、业务指导等。
 

  转换角色

  张经理刚升任销售经理时，每天都被会议、电话、微信轰炸，天天忙于“救火”，根本没有时间思考今后的发展规划。

 
  他就此向老板请教，老板告诉他，从优秀员工转型成管理者，思维要变，你不再是自己一个人去达成目标，而是要做好规划，调动团队的力量去达成目标。
 
  在老板的指导下，张经理开始减少“救火”行动，把一些工作授权下属去做，不重要的会议能不参加就不参加，能让下属去参加的就让下属参加。挤出来的时间开始转向制定计划、思考部门发展方向，并花了很多功夫做了部门发展规划，和下属讨论确认后，整个部门就按照这个规划执行，然后每月底根据上月情况制定下月部门月度计划，严格按计划检查和监督，发现问题及时纠偏。
 
  在开展具体工作方面，张经理也做了改善。以前，如果对下属撰的提案不满意，他会直接上手修改。
 
  现在，他开始指导下属修改提案，指导了几次，下属进步了，他的工作也轻松了。
 
  懂得了“1人前进100步，不如100人前进1步”的道理后，张经理的工作渐入佳境。
 

  精益管理时间

  李部长学习并践行了彼得·德鲁克在《做卓有成效的管理者》一书中讲授的时间管理方法后，效果很不错。

 
  首先是记录时间。管理者要了解自己目前是如何使用时间的，实时记录每天在各种活动上花费的时间，连续记录一段时间。
 
  李部长用时间日志App来记录时间，做完一件事，就在手机上点个“完成”，包括参加会议、与下属沟通、回复邮件、处理文件等，这样就可以清楚地看到自己的时间到底花在了哪些地方。
 
  接着是分析时间。对时间使用情况进行分析，确定哪些活动是不必要的，哪些活动是可以委托他人做的，哪些活动是浪费时间的。
 
  李部长发现，自己每周花在无关紧要的会议上的时间多达十几个小时，每天还花费大量时间做一些不重要的小事，比如回复并不重要、紧急的邮件，以及被下属的频繁“请示”
 
  打断工作，这些都是可以做调整的。
 
  最后是管理时间。那就是“要事第一”，合理安排自己的时间。李部长给自己设计了一个时间罐，把工作任务按优先级分为大石头（重要但不紧急）、小石头（重要且紧急）、沙子（不重要但紧急）和水（不重要且不紧急），按照什么顺序放入这些物品，才能使时间罐利用率最高？
 
  首先放入大石头（重要但不紧急），这些是需要你投入主要时间和精力去完成的关键任务。它们对你的长期目标和成功至关重要，但往往因为不紧迫而被忽视；接着放小石头（重要且紧急），这些任务需要你即时关注和处理，比如紧急的项目截止日期或突发事件；然后放沙子（不重要但紧急）填充剩余的空间，这些任务可能看起来紧急，但实际上对你的长期目标影响不大；最后放水（不重要且不紧急），也就是那些可以推迟或授权给他人的任务，或者可以在空闲时间处理的事务。
 
  工作时，李部长努力做到一次只做一件事，避免因同时进行多个任务引起注意力分散，导致工作混乱与错误。
 
  对于电子邮件、微信等即时通讯工具带来的工作，他采用非同步沟通方式，找一个集中的时间段统一处理，这样既避免了被打扰，又可以减少任务之间的切换，提高工作效率和工作质量。