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如何打造高效企业

时间:2020-12-15 10:21:52   作者:杜培枫     
内容摘要:通过提高部门效率和员工效率,企业信息得以及时传递,每一项工作指令可迅速、正确执行,这个企业即可被称为高效企业
  企业效率可以分解为部门效率和员工效率。合理、科学的部门设置和高度协调、有机的工作方式有利于提高部门效率;得当的内训和企业文化影响则有利于提高员工效率。通过提高部门效率和员工效率,企业信息得以及时传递,每一项工作指令可迅速、正确执行,这个企业即可被称为高效企业。如何打造高效企业?以下案例或可借鉴。

  多部门如何提高协同性


  XS公司是一家民营五金零售公司,用6年时间从个体户发展成中型规模企业,在华南及华东等经济发达区域开办了9家大型零售超市。随着企业规模的扩大,企业内部机构设置逐渐增多,分工也更加细化,设置了职能更明确的业务开发一部、业务开发二部、采购部、市场部等多个部门。因为部门众多,内部混乱,部门之间冲突多,导致很多工作完成周期延迟。XS公司开始在企业内部改革。


  此前,XS公司运营部门召开运营工作会议时,并不邀请市场部参与,周期性市场活动目标不能及时传递给市场部,信息不通导致市场部策划的活动偏离运营部的目标,往往在活动前夕,两个部门还不能对活动文案达成共识,对广告投放媒体也有分歧。

  针对这一情况,XS公司一把手制定新的管理制度时规定,运营部门召开运营工作会时,市场、财务等相关部门均需参与,区域性市场活动要在3日内达成预案、全国性市场活动要在7日内达成预案,并根据各部门制度汇成VISIO流程图进行讨论,最后由企业发展部形成最终的流程细则,流程图明确每一节点处的时间安排和责任部门,落实到具体岗位,最后通过办公系统进行信息把控。试运行1个月后,根据运行情况对该制度进行修订,形成成熟的管理制度,每周对不同部门中层干部进行内训,确保员工深入了解和准确执行该制度。

  短期换岗让员工之间换位思考


  根据组织行为学的相关理论,小型、周期短、平铺化的部门活动能激发组织内部之间和员工之间的相互沟通意识、增强组织高效协调的工作配合程度,提高企业效率。


  XS公司有40%的骨干员工是公司创办初期入职的,彼此了解、信任。但还有60%后入职的员工表示入职后没有经历过公司内部组织的统一活动。XS公司开始考虑进行不同规模、不定时的团队建设。在XS公司开展的不同时间段的“强化组织活力”工作训练周里,短期换岗、文件共享成为一种时尚。短期换岗是通过换位思考和部门互助组的方式,使双方明白对方的思维立场和做事方式,找到适合彼此的工作方式。

  此外,XS公司除了在年中和年终开展两次规模较大的外出训练营活动和年会,还鼓励公司内的非正式群体在工作之外开展休闲活动,每个季度对表现出色的成员进行奖励。

  企业内部出版物是部门之间、员工之间、企业与员工之间信息交流与分享的载体。XS公司选择了传统的纸质内刊,每月一期,90%的稿件为员工投稿,10%为外聘专栏作者投稿。稿件内容源于公司经常遇到的市场与管理问题,主题由全体员工投票决定。在每期杂志里公布上一期最受欢迎的前5篇文章,年终统一给予作者奖励。这一特定的内刊风格,给具体工作带来许多启发。

  技巧性惩罚


  奖优惩劣是企业常用的管理方式,XS公司却采用了完全不同的方法——“激励优秀而尽量不惩罚失误”,通过奖励优秀员工激发失误员工改进工作方式。


  以XS公司客服部为例。客服部员工小王入职后,发现集团公司原有的客服流程仍然沿用6年前制度,但随着集团业务的扩张,总部给区域公司的授权不断增加,与初创时期“一地一店”时不同,如今的客服工作越来越分散,难以统一管理。

  小王向领导提出修订客服流程的建议。经过讨论,集团对小王的建议进行完善并实施后,客服的工作流程得到优化。在集团年终工作会议上,人力资源部和客服部按照公司规定,对小王在薪酬待遇上给予一定额度的奖励,以鼓励敢于变革的精神。而对于在日常工作中出现延迟反馈、预算失误等问题失误的部分人员,人力资源部则通过进一步加强培训,而不是扣除薪酬的方式,在提升员工工作能力的同时增强其忠诚度。

标签:2020年第12期 
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