中层管理者几乎都遇到过领导布置的看似“不可能完成的任务”,面对这样的挑战,该如何应对?首先要辨别领导是故意布置高难度任务,意在给你施压或迫使你离职,还是培养你之前的考验。接下来,我们通过两个具体案例来探讨针对“不可能完成的任务”的应对策略。
向上沟通,取得支持
赵部长所在的公司在行业里小有名气,但这两年,员工离职率呈上升趋势,不仅是普通员工,连中层、高管的离职率也比以前高,员工士气低迷,总经理愁得夜不能寐。如何提升员工满意度,重振士气?总经理把这个重要任务交给了赵部长。
接到任务的赵部长跟总经理确认任务目标后制定了工作计划。
赵部长首先从绩效管理、尊重和认可、发展机会、对领导者的信任、薪酬福利、敬业爱岗、培训、成功支持和文化等九个领域设定数个问题,面向全体员工做了一次问卷调查,每个问题按1—5分进行打分,以此找出员工对企业不满意的地方,再重点改进。
基于不同员工的情况不同,赵部长决定分两组展开调查:一组由生产一线员工、工作时间为3—5年的员工和综合类员工组成;另一组由职能部门部长和工厂长等领导组成。
赵部长将工作计划汇报给总经理,并提出,因为领导组成员职位较高,时间不好安排,担心后期在问卷调查、访谈、研讨、课题实施过程中不好协调,请总经理支持。
总经理爽快地答应了赵部长的请求,在课题启动会上,总经理亲自到场并讲话,阐明本课题是关乎公司生死存亡的课题,要求全体人员全力支持。
赵部长调查后发现,员工离职率高的主要原因是沟通不畅,包括公司没有定期对员工绩效完成情况给予明确反馈。
脉把准了, 自然就能对症下药。课题组制定了详细的应对计划,比如建立员工恳谈机制,开通高层直线电话、信箱,组织员工与管理人员的恳谈会……整改半年后,公司重新进行员工满意度调查,这次员工对公司重点问题满意度提升都高于20%.在接到艰难任务后,不要立即执行,而要与上级沟通,充分了解上级的想法,也让上级充分了解你的思路,上下同心才能事半功倍。
向下激励,树立信心
张经理公司的产品质量、成本都有优势,但缺点是交付周期长,经常有客户被交期短的竞争对手撬走。
看着业绩不断下滑,老板向张经理下达了把交期从现在的35天缩短到19天的任务。张经理召集相关部门收集信息,统计、分析并讨论后发现,要实现这个目标,必须改善整个生产链条,这对团队来说是一个巨大的挑战。张经理意识到,除了技术和时间的挑战,团队的信心才是关键。
张经理立刻召开课题研讨会,并请老板给大家鼓劲,同时组织大家研讨对策。老板做了动员讲话后,针对大家的疑问进行了现场答疑。比如有人问,“课题涉及的费用和工时如何处理?”“课题完成后,如何评价员工业绩并计入绩效?”老板一一做了解答,他的回答澄清了课题的边界,员工更有干劲了,群策群力之下,很多大胆的创新举措逐一显现。
找到对策,执行实施
企业内部的改善往往是牵一发而动全身。张经理发现,公司有一些内部信息统计工作,既繁琐又重复,浪费员工时间和精力,对客户来说却毫无价值。张经理决定将其删除、精简或整合,但这意味着背后要做很多变更——流程、表格、人员等的变更,困难非常大。经过多轮研讨并向老板汇报后,张经理将课题分解为5个子课题,每个子课题都制定了详细的计划,由不同部门的领导牵头实施。
制定计划时,张经理要求计划一定要具体。比如原本的计划完成时间是“3月中旬”,最后修改为“3月12日”;原本某计划“责任人”一栏为“财务部”,最后修改为“财务部张XX”,责任落实到人。
为确保计划能按时保质完成,张经理要求每个计划都要制定追踪计划。比如“改善出货处理流程”的计划,完成时间是3月31日,追踪计划就是从3月1日开始,由经营部XXX去核验是否有新的流程方案。
此外,张经理还每周组织召开一次推进会,了解各子课题的落实情况,针对执行滞后的课题制定相应对策,并在下一周重点了解。
课题执行阶段,一些部门不配合是最大的阻力。因此,在课题执行阶段,张经理定期向老板书面汇报进度,包括出现的问题和对策,该报告同时抄送全体成员,给不配合的部门形成了一定的压力。
在课题实施过程中,多请示、多汇报、多沟通,能让领导更好地了解课题进度,遇到团队解决不了的问题,老板还能及时出面协调解决。这种做法也能让领导看到你的工作态度和工作方法,了解你的品行和能力。
即使最后任务没有完成,你在老板心目中的印象也不会太差。在这个案例中,张经理和几位核心成员后来都陆续升职加薪,成为公司的骨干。
面对看似“ 不可能完成的任务”,只要保持积极的心态,通过向上沟通寻求支持、向下激励并与团队密切合作找到对策,再不折不扣地实施,结果都差不到哪儿去。而且,无论任务是成功还是失败,你都能从中获得宝贵的经验和教训,个人能力也能得到大幅提升。