签订传真合同如何避免纷争|传真合同|——商学院——光彩——为创业者采撷商业资讯|为创富者传播前沿思想

　　商务实践中，企业为了提高办事效率，往往采用传真合同，这种做法有可能忽视使用传真文件的商业风险，一旦产生法律纠纷，单凭合同传真件是不能认定案件事实和合同法律关系的。如何谨慎地使用传真合同保障交易安全？以下案例或许能给企业带来启示。

案件回放：
　　广西某船务有限公司（以下简称原告）与广州市某油库有限公司（以下简称被告）通过传真签订了一份《租船运输合同》。合同约定：以原告的船承运被告的非标柴油1000吨自广东万倾沙至海南洋浦；全程运费每吨72元，不足1000吨按1000吨计。该传真合同显示有原告方代表陈某和被告方代表曾某的签名，并盖有原告的公章、被告的合同专用章。原告履行合同后索要运费未果，与被告产生纠纷，诉至广州海事法院。被告以该《租船运输合同》是传真的复印件为由，不予认可并辩称：未与原告签订过合同，原告提交的《租船运输合同》是传真的复印件，不清楚该合同上的印章是否是我公司的，也不清楚在合同上签字的人是否为我公司职员，该复印件完全可以伪造。

庭审结果：
　　广州海事法院经审理认为：该案是一宗海上货物运输合同运费纠纷。原告提交的航海日志、船舶签证簿系原件，是船舶在航行过程中形成的法定文件，有国家海事主管部门的签章，应确认其真实性与合法性。通过传真往来签订合同，是通讯技术发达时代的常见形式；原告提交的证据材料《租船运输合同》虽说是传真的复印件，但其内容与涉案船的航海日志、签证簿等法定文件能相互印证，足可证明其真实性、合法性、关联性，因而该《租船运输合同》可以作为本案的证据。原被告在平等自愿基础上签订《租船运输合同》，是双方真实意图的表示，其内容不违反国家法律强制性规定，合法有效。原告已按合同将被告的货物安全运抵目的地，有权收取相应的合同对价即双方所约定的运费。被告接受了原告船舶承运其货物，即有义务向原告支付运费，其拒不支付运费的行为构成违约，应承担违约责任。故判令被告向原告清偿运费72000元。
　　被告方不服一审判决，向广东省高级人民法院提出上诉，称：被上诉人（即原审原告）在一审中提交的关键证据《租船运输合同》是传真的复印件，未提交原件。传真件的可伪造性很强，而传真的复印件可仿造性就更强。请求二审法院依法改判。
　　广东省高级人民法院经审理确认了一审法院认定的事实和证据，并认为：被上诉人（原审原告）在一审已提交了《租船运输合同》传真的复印件，二审提交的该传真的原件是对复印件效力的补强，不影响该证据的效力。在一、二审的庭审中，当问及上诉人（原审被告）代理人在《租船运输合同》上的印章是否为该公司所盖、签字人“曾X”是否为该公司职员，该公司的传真标志及号码是否为“XXX”等问题时，其代理人均回答“不清楚”，既不表示承认，也不表示否认。由于上诉人（原审被告）完全知悉自己传真机标志和号码以及“曾X”是否为本公司职员，其特别授权的代理人完全可以明确地作出承认或者否认的回答，而代理人在一审、二审的回答均是“不清楚”，这在客观上不符合情理，应是主观上的消极回避，因而应认定上诉人（原审被告）对上述事实予以承认。被上诉人（原审原告）二审提交的新证据与一审中的《租船运输合同》传真原件上的印文一致，印证了《租船运输合同》的真实性。航海日志、签证簿是船舶在航行中形成的法定文件，该两份文件印证了《租船运输合同》所约定的航线。上述多个证据的相互印证，足以证明《租船运输合同》的真实性、合法性和关联性，因而可以作为认定本案事实的证据。被上诉人据《租船运输合同》将上诉人的货物安全运抵目的地，其有权按合同约定向上诉人（原审被告）收取运费。上诉人（原审被告）拒不支付，应承担违约责任。
　　广东省高级人民法院终审判决：驳回上诉，维持原判。

专家点评：
　　传真件的证据效力
　　《中华人民共和国合同法》规定，合同的“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”，这就意味着法律确认了通过传真签订合同的合法性、有效性。本案承办法官表示：传真件的证据效力，是本案争议的焦点：一、传真件是否是传真人所发出，这是首先要认定的问题。法院会根据传真的号码、时间以及登记号加以确认，通常在履行合同过程中将传真件视为双方履行的依据之一；临时有变更的，也应对传真件之原件存档处理，并对该传真件发出时间做出登记记录。对于传真件接收者未经事后核实便依照传真件的内容履行的，如果不符合上述几种情况的特征，不能认定传真件真实有效。
　　二、对于重大问题因时间紧迫需要传真及时变更或者处理的，应当保证在发出传真的同时也要将传真件的原件寄发给接收人，以示证据的统一性和完整性。如果接收人未经审核或者在履行过程中，传真者未将原件寄发给接收者的，接收者有责任和义务要求传真者履行应尽的证据保全义务。同样，如传真接收者不能证明上述基本事实，传真接收者应当承担举证不利的后果。
　　三、合同签订履行和变更事宜通过一系列传真和其他书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来且彼此相互连接的，足以认定传真件的真实性并具有证据效力。
　　四、应当注意，唯一的传真件作为孤证不能作为证据使用，必须有其他的真接证据或者间接证据加以佐证，方能作为证据使用。对于证据保全，各方当事人均应当承担义务，任何一方忽视证据保全的义务的，均可能败诉。
　　传真属于电子数据传输性质，接收方获得的文本不是发送方掌握的原件，而是原件的复印件。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》规定，无法与原件、原物核对的复印件、复制品不能单独作为认定案件事实的依据。换言之，如果仅仅有合同复印件而无其他证据材料印证，在对方当事人否认合同传真件的情形下，主张合同法律关系成立的一方很有可能会因举证不利而承担败诉的法律后果。
　　企业商务实践中，在合同传真件中标明“本合同传真件与原件具同等法律效力”之类的条款或声明，不具有法律效力。合同传真件始终是复印件性质，单凭合同复印件依然无法认定合同法律关系。
　　快捷背后的风险防范
　　合同的相关经办人应该针对合同传真件（或是复印件）所表述的事实，积极收集其他证据材料弥补手头履约依据的不足（这在法律实务界称为进行证据补强），合同复印件可与其他证据材料一起组成证据链，在纠纷发生后用于向第三方证明案件事实的真实性。处于风险防范的考量，律师建议可以通过以下方式操作：在商务实践中，如果时间允许，尽量与对方当面协商，避免因合同标的额大、履约时间长、过程复杂的交易导致沟通不清和误判。
　　出于成本考量，可以大量采用商业信函的形式进行，但严格要求对方在商业信函加盖发函方的公章。对于传真签约，注意留存任何与交易相关的证据材料。民事诉讼的成败与否，往往与证据有直接关系。
　　但凡能证明传真合同真实性的合作意向书、委托书、发货单、对账单等，或是与交易相关的电子邮件、电话录音，甚至是手机短信都有留存的必要，并设定合理的保存期。
　　在己方发传真合同时，注意保留传真收发凭证，凭证上应该反映收、发件人、收发时间、收发传真号码等信息。
　　传真签约时，在接收到对方传真件后，如果遇到字迹不清或断纸等情形，应要求对方重发，并在完整收件后尽量要求对方邮寄盖有公章的传真原件。
　　定期向电信运营商索取自己电话（尤其是传真电话）的通信记录详单，要求提供方加盖公章后，存档备查。