万达的执行力是非常有名的,开会也很有特点。“万达开会,没人敢睡”,不是因为怕领导,而是怕漏了重要内容,耽误前程,以下是万达开会的常规做法和原则。
从不打印的工作报告
在每年的万达年会上,王健林都会作一个精彩的大会发言,精彩是因为:第一,他的工作报告都是亲自手写,从不用枪手;第二,他的工作报告只有他自己知道,从来不在会前印刷;第三,他的报告既有宏观分析,又有客观业绩,还有微观褒贬,更有未来走势。一个半小时的报告,让参会者酣畅淋漓,大有收获。参会者必须用笔认真记,因为下午的分组讨论必须真刀实枪地讲。
这样的大会你敢睡吗?你愿意睡吗?
精细的会务手册
如果你有幸得到一本万达大中型会议的会务手册,你组织其他的会议也能得心应手。
细节是万达开会的最关键。除了参会必要的流程、参会人员、会议主题、会议每一个议程的时间等常规项目,甚至参会人员每人每天每场在哪个桌子开会,需要穿什么服装,在哪个餐厅、哪个位置就餐,参会当天的天气如何等都在会务手册上有详细的说明和介绍。
万达年会的胸卡就是一个浓缩的会务流程,一个小卡片就是一个为参会者私人定制的数据库。以2013年年会的胸卡为例,胸卡的正面是参会者的照片、姓名、部门、职务等信息,背面是两天会议的全部的流程:第一天的晚宴地点、具体时间、每人就餐的桌号;第二天开会的时间、地点、每人的座位号,分论坛的场次、时间、地点、每人的座位号。看完这一张卡,参会者这两天该怎么就做一目了然了。
万达开会没人敢迟到
很多公司开会,慢悠悠来的人不在少数,既影响大家的情绪,又影响开会的效率。在万达,如果你敢迟到,一定会很难堪!
曾经有个总经理级别的领导第一次开总裁会,当时通知的时间是9点,他“掐点”去的,一进会场,大家都用异样的眼神看他,看得他心里直发毛。
会后,有同事好心提醒他:下次早点来吧,就你敢“掐点”来。第二次开会,他提前5分钟来了,但是还是被大家每个人异样的目光“巡视”了一番。他后来才知道,在万达开会有个不成文的规定:大大小小的会议,下一级一定会比上一级提前5-10分钟到。这不仅是一种尊重,更是一种对待会议的态度。
准时散会
在万达,会议手册定的几点结束就会几点结束,极少有拖延开会时间的时候。
要做到这点,首先要做好三个准备工作:一是拟定会议通知时就明确会议开始及结束的时间;二是合理安排切实可行的会议议程,明确每件事项的讨论时间;三是会议主持人必须有效调动与会人员的积极性和控制好会议时间。
在万达,几乎所有人都能做到说讲几分钟就讲几分钟,只会缩时不会超时。对于一些重要的会议,有的与会发言者要提前预演,甚至不止一遍。因此不管多长的会议,由于每个发言都很精准,所以准时散会就是一件很容易的事。要做到这点,除了有制度约束、规范,高层以及所有人的时间观念和责任意识至关重要。在万达,王健林如果说要讲1个小时,那么实际讲话时间不会超过5分钟,这点你做得到吗?
开会发言只捞干货
万达开会从来没有空话、废话,开会是要解决问题的,不是来听发言人唠叨的。因此,万达会场经常会有发言和汇报被打断,因为发言者跑题了,或者与会领导认为“这个根本用不着跟我汇报”。
万达开会也用PPT,但都是极简风格,有规范模板,杜绝花里胡哨,一般不允许超过10张,给董事长、总裁汇报一般不会超过3张。当然,这3张都是“筋骨”,“筋骨”后都有超链接,如果领导问细节,后面有更细的说明。
有些广告公司会煞费苦心地设计精美的PPT,有原因、有背景、有问题,悲催的是,这些在万达会统统被“杀掉”,直奔解决方案。曾经有一个公司做了50多张PPT,结果万达的与会领导只听了3张的实质内容。
还曾有一家企业要来万达取经,涉及管理、财务、人力、管控、信息化、纪检、企业文化等,万达每个版块的一把手每人只讲述一刻钟,每人10张PPT,效率之高令那家企业的高管们惊叹不已。
开会不许找替身
在万达,参会各方不能随便派人听听会、走过场。派来的人要能拍板,能定意见,参会不是代表个人,是要代表部门,不允许在涉及到部门利益时说:“不清楚”、“不归我负责”、“我回去汇报后才能确定”。领导问什么就得答什么,不能答非所问。
汇报不能找替身,如果副总裁听会,必须总经理汇报,如果总裁听会,必须副总裁汇报。这就保证领导必须身体力行,必须全面了解,决不允许你找个具体负责的人来替你作汇报。
万达的领导,个个都是行家,谁也蒙不了谁。有些人开会,领导一问到某关键事项是否完成时,就采取迂回战术,讲一大堆没有完成的理由。其实领导最关心结果,可以先讲结果,如领导需要再阐述原因即可。
会后不落实等于白开
不要以为开完会就可以一拍屁股走人,万达的重要会议都有纪要,也不要以为有了会议纪要就万事大吉,万达还有一套强大的会议督办系统,开会确定的事会落实到每个人、每件事和具体时间段。
万达每个部门每周至少有一次例会,每个月有月度会,还有季度会、半年总结会和全年大会。最常见的是每个部门的周例会,为了跟踪会议纪要中涉及的行动计划及重要工作,万达自己开发了一个任务追踪系统,目的是通过量化的指标来跟踪会议落实情况。
我们常常会听到这句话:“会后,我们要狠抓落实”。在万达,根本没有这样的词儿,因为万达有一套强有力的落实方法。具体做法是:每次会议,参会者会看到在这个系统里显示的你的任务要完成的日期、目前完成的进度。项目负责人对照进度,要汇报目前完成了哪些工作,还需要做哪些工作,下次开会预计进度是多少,能否在预定时间完成整个项目目标等,记录员会将这些数据一一录入系统,下次开会一一核对复查,并再次建立新的任务进度。另外,手机会在快接近任务节点时,自动提醒你加快项目进程。
很多人惊叹万达的执行力,其实读懂了万达是如何开会的,就能理解万达为何如此高效了。(本文来自微信书《万达工作法》)